Out-Sourcing Sistem Informasi Manajemen

Pendahuluan

Perkembangan bisnis saat ini sangat pesat, yang menyebabkan persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Dalam mewujudkan target perusahaan, banyak hal yang harus dilakukan. Seorang manajer harus dapat mengambil keputusan dalam pengerjaan operasional suatu perusahaan. Manajer perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek dalam perusahaan, yaitu pendekatan selfsourcing, pendekatan insourcing, dan pendekatan outsourcing. Masing-masing pedekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan. Berikut ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masing-masing pendekatan dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan.

Penyusunan makalah ini berkaitan dengan topik Outsourcing pengembangan sistem informasi, merupakan tugas akhir perkuliahan Sistim Informasi Manajemen (SIM) sebagai jawaban dari take home exam pada Triwulan 3,  bertujuan untuk menambah wawasan dan memahami pemanfaatan Outsourcing dalam pengembangan sistim informasi serta dapat memberikan pertimbangan dalam pemilihan alternatif untuk melakukan pengembangan sistim informasi.

Pembahasan

Pendekatan Self-Sourcing

SelfSourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan, yaitu para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan dengan kontribusi minim dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan tersebut mengembangkan sistem informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi inti dari selfsourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem informasi suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri.

Proses atau metode perancangan sistem informasi untuk selfsourcing biasanya menggunakan metode perancangan sistem yang biasanya melakukan demonstrasi sistem terlebih dahulu pada client (sistem belum sempurna), yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan keinginan client terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum sempurna dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan.

Figure 1 dibawah ini merupakan gambaran aliran perancangan sistem dengan menggunakan metode atau pendekatan self-sourcing, dimana terjadi perulangan pada proses revise & enhance yang merupakan proses perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi sesuai dengan keinginan client atau dalam hal ini pihak perusahaan.

 

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan selfsourcing, dan juga kelemahan menggunakan selfsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan selfsourcing antara lain :

  1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.
  2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi.
  3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat.
    Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya.

Selain beberapa keuntungan menggunakan selfsourcing dalam mengerjakan operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan penggunaaan selfsourcing.

  1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal.
  2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya.
  3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.

Pendekatan Out-Sourcing

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

 

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan outsourcing adalah.

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

  1. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  2. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
  3. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi dimasa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  4. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

Pendekatan In-Sourcing

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcing adalah :

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai ketiga pendekatan pengembangan proyek yaitu self-sourcing, out-sourcing, maupun in-sourcing. Ketiga pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.

Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan.

Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing kembali jadi pilihan disini, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource.

Jika suatu operasional perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka in-sourcing atau self-sourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya.

Namun bila dibandingkan keuntungan dan kerugiannya antara pendekatan yang satu dengan yang lain, maka penulis lebih memilih pendekatan out-sourcing. Karena perusahaan tidak perlu berkorban waktu, sumber daya manusia, dan lain sebagainya untuk mengembangkan proyek, dan dapat berkonsentrasi terhadap project yang lainnya. Dan biaya yang jika dikalkulasi secara keseluruhan lebih murah daripada proyek yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan lainnya.

Blog terkait dengan makalah :

1.   http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-992

July 31st, 2010 on 8:57 am

Portal Outsourcing is good idea, lebih banyak positifnya. Selain bermanfaat bagi para experties juga bagi pihak yang memerlukannya bisa mudah memperoleh jasa outsourcing tersebut, lanjutkan ….

2.   http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4288

July 31st, 2010 at 09:00 | #15

Pencerahan yang bagus sekali, memang IT itu penting tapi perlu dipertimbangkan benefit and cost nya bagi si pengguna baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang, mahal itu relatif.

3.   http://suhendi.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/28/penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi/#comment-2

July 31, 2010 at 2:19 am

Paparan yang bagus. Sekedar menambahkan untuk outsourcing IT yaitu terkait bonafiditas dari perusahaan outsourcing, apabila perusahaan outsourcing bubar kita sebagai user akan mengalami kerepotan untuk perbaikannya apabila diperlukan.

4.   http://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/#comment-5025

Tawaran yang baik, perlu juga disampaikan past performance perusahaan anda guna lebih meyakinkan calon pelanggan. Kalau memungkinkan para experties perlu diinformasikan berikut sertifikasinya.

5.   http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html

artikel yang bagus, sepakat pemikirannya. Outsourcing perlu namun tetap untuk hal-hal tertentu yang sangat-sangat penting tetap ditangani insourcing, sesuai pepatah ”jangan serahkan kunci rumah pada orang asing”.  2010-07-31  17:29:52

6.   http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1532

       July 31, 2010 at 3:43 am

Moto yang sangat cocok dengan bisnis yang dijalani “aset yang paling berharga adalah manusia terampil dan profesional. Selain knowledge dan softskill diperlukan juga attitude dan behavior. Karena perusahaan sangat menjunjung tinggi integritas dan kepercayaan serta saling menghormati.” Salam sukses

7.    http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

Sepakat idenya, dengan semangat efisien, efektif dan secure. Yang menjadi inti adalah Experties dari para outsourcer yang berintegritas, sehingga vendor dapat menjamin keberlangsungan jasa yang dijualnya.

8.   http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Pencerahan yang baik dan menambah wawasan perihal outsourcing IT.

suherli July 31, 2010 at 4:58 am

9.   http://www.maestroglobal.info/manajemen-proyek-ti-pilihan-atau-keharusan/

# 31 July 2010 at 4:11 am

Setuju dengan artikel ini, IT memerlukan sumber daya dan dana yang tidak kecil. Tidak sedikit IT yang sudah dibangun dengan biaya mahal tidak dimanfaatkan secara optimal, maka pembangunan IT perlu menggunakan metodologi manajemen proyek IT yang baik, kegagalan suatu proyek TI bisa dihindari, atau setidaknya diminimalkan.

10. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

48 31 July 2010 05:08

Materi yang dibahas cukup menarik, sayang sudah lewat ya. Barangkali diadakan lagi untuk kedepannya, terima kasih.

11. http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-outsourcing-and-information-technology-benefits/#home

     SuHerli 0 minutes ago

     Very interesting article

12. http://www.setiabudi.name/wp-comments-post.php

dengan mengenali perusahaan sendiri dan kebutuhannya serta kemampuannya dalam finansial, maka perusahaan dapat memilih akan menggunakan IT secara outsource atau insource.

13. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/

Jul 31, 2010 at 4:32 pm

inilah yang menjadi sangat penting dalam outsourcing pengolahan data yaitu keamanan dan kerahasian data olahan. Seringkali terjadi pembocoran data oleh outsourcer kepada pihak lain, untuk itu perlu adanya kode etik dan tuntutan integritas dari outsourcer.

14. http://www.outsourcing- weblog.com/50226711/outsourcing_get_a_contract.php#Comments

 

Response from: suherli   (July 30th, 2010 at 10:39pm)

Outsorcing IT is good idea, but we must calculate cost and benefit

15. http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/outsourcing-vs-insourcing-dalam-sistem-informasi/

Juli 31, 2010 pukul 5:43 am

Kupasan materi yang menarik, terstruktur dan dapat dijadikan referensi

16. http://nasutionr.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/efektivitas-penerapan-sistem-outsourcing-studi-komparasi-keuntungan-dan-kelemahan-outsourcing-vs-insourcing/#comment-3

Gaya penulisan yang mengalir, informatif sehingga menarik minat pembaca untuk menggali lebih dalam informasi yang disampaikan.

DAFTAR PUSTAKA

Bacheldor, Beth. 2010. Does Outsourcing IT Security Make You Uneasy? http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10647/does_Outsourcing_it_security_make_you_uneasy

Bacheldor, Beth. 2010. Accenture Lands an Outsourcing Gig from an Offshore Client. http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10450/accenture_lands_an_Outsourcing_gig_from_an_offshore_client

Chopra, Renu. 2010.  Advice on Outsourcing and information technology benefits. http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-Outsourcing-and-information-technology-benefits/

Dengan Outsourcing maka Anda akan lebih fokus ke pekerjaan yang Anda kuasai saja. http://adabisnis.com/Outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

Dorongan Perusahaan Melakukan ‘IT Outsourcing’, http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-Outsourcing/

Ferry T. Pasaribu, 2010. Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing. http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

Find The Best Outsourcing Information Security, 2010. http://blog.bestsoftware4download.com/2010/02/find-the-best-Outsourcing-information-security

Hidayat, Filsuf. 2009.  Outsourcing Strategy As A Second Set Of Strategic Choicehttp://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/Outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

IT Outsourcing Update, 2010. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-Outsourcing-update-2010/

Kurniawan, Eka. 2009. Pentingnya Outsourcing bidang teknologi informasi. http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-Outsourcing-bidang-teknologi-informasi-9.html

Lianna, 2010. IT Outsourcinghttp://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Outsourcing pengolahan data. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/Outsourcing-pengolahan-data/

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Sharma, Jatin. 2007.  IT Outsourcing -BatterSense strategic Service. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger

Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html

SWA, 2006 Metrodata Tetap Fokus pada IT Outsourcing dan Distributor

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-Outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1616

Triatmono, 2007. Best Practice IT Outsourcing…!!!. http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-Outsourcing/#comment-205763

Yudistira, Yuan “Outsourcing In A Nutshell.” Outsourcing In A Nutshell EzineArticles.com. http://ezinearticles.com/?Outsourcing-­In-­A-­Nutshell&id=1167849

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.